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浅谈秘书工作及其心理素质

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:www.bob123.com  发布时间:最新发布
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浅谈秘书工作及其心理素质

秘书工作的从属性决定了它在不同的历史时期有不同的特点.当前,我们正面临着社会主义市场经济发展的新的历史时炯.侨的经济体制涉及到政治、经济、文化、道德、法律等各个领域.秘书职业也重新面临着挑战.这就为秘书工作提出了新的更高的要求.秘书人员如何适应这一要求呢?下面仅就当代秘书应具备的心理素质谈几点着法.


当代秘书容易出现的消极心理特征
当代秘书容易出现的消极心理特征,主要表现为以下五方面:
第一,畏上心理。有的秘书人员,生怕言行不合领导心意,该干的事不敢大胆干,该说的话不敢大胆说,事无巨细非领导点头不敢行动,唯唯诺诺。
    第二,自负心理。秘书人员在领导身边或大机关工作,常被人视为领导者的“红人”,自以为地位和条件都较优越,因此产生盲目乐观、沾沾自喜的自负心理。
    第三,厌倦心理。秘书工作是一种服务性工作,并且具有很强的事务性。如果不明确秘书工作的重要意义,就容易产生厌倦心理,觉得秘书工作机械单调、枯燥乏味,因而失去工作热情,消极应付,只求过得去,不求过得硬。
    第四,焦虑心理。作为领导机关的秘书人员所处的地位比较特殊,经常会遇到各种难以处理的突发事件,如果处理不当,常常事关重大。这种特殊的情景往往易使秘书人员产生过度焦虑心理,表现为在处理意外事件时,瞻前顾后、左思右虑、情绪烦臊、思维迟钝、过于敏感,使自己的能力得不到正常发挥。
第五,保守心理。过去不少秘书人员都有一种心理误区,认为秘书工作作为一种服务性工作,只要能准确领会领导意图,把领导交办的事情落实好就行了。因此在工作中因循守旧、墨守陈规,思维局限在领导安排的框框里,缺少一种开拓创新的精神。

当代秘书应当具备的积极心理特征
按照心理学的角度,影响当代秘书工作的积极心理特征可从情感特征、意志特征和性格特征三个方面进行分析。
第一,情感特征方面。首先,当代秘书人员要热爱秘书工作,勤于秘书事业,精于秘书事业,具有兢兢业业、任劳任怨的奉献精神,从党和国家利益的高度去思考问题,正确处理工作中的得与失,以自己的满腔热情去对待工作,辛勤地劳动,力求敬业。勤业、精业。其次,当代秘书人员要尊重自己的领导者。对领导者的尊重是做好秘书工作的起点和基础,也是所有忠诚于秘书事业的秘书工作者的共同情感。再次,秘书要具备高尚的道德情感。秘书与领导朝夕相处,掌握机密,被群众称为“实权派”,这就要求秘书人员要具有大公元私,全心全意为人民服务的共产主义道德情操。
第二,意志特征方面。主要表现在:一是坚韧性。做秘书工作要有一种坚忍不拔的精神,能经受住旷日持久的考验。二是果断性。秘书工作人员平时对应急事情要有充分的思想准备,具有应变能力,在遇到突发事件时,头脑冷静,迅速理解所发生的事情,并及时做出判断,采取果断有力的措施,使问题得到有效控制和妥善解决。三是自制力。对秘书来说,具有自制力,善于控制自己的感情。行为,抑制自己不适时的激情、冲动,是秘书职业修养不可缺少的心理特征。
第三,性格特征方面。当代秘书应具备的性格特征主要有:一是高度的责任感。秘书必须具有强烈的责任感,才能坚持原则,大公无私,正确处理工作中遇到的各种问题。同时,秘书必须具有强烈的事业心,才能在工作中埋头苦干,不计个人名利,踏踏实实做好本职工作。二是开朗、随和的性格。秘书工作是一个人际关系复杂的工作领域,在工作中不可避免地要与上下左右各方面的人员接触,时常要周旋四面,调解八方,这就决定了秘书应该是一个活泼开朗、随和。善交际的人。三是冷静、沉着的性格。秘书工作千头万绪,往往是日理万机,特别要求忙而不乱,讲究效率。秘书应锻炼自己冷静。沉着的性格,决不能养成变幻无常和急躁的脾气。四是幽默的性格。秘书只有善于保持爽朗愉悦的心境,舒畅和谐的工作环境,才能充分发挥自己的聪明才干,提高工作效率。五是合适的气质。作为一个秘书,如果能了解自己的气质特点,适当地调节和控制自己的气质,在工作中扬长避短,就有助于自己开展工作。六是创新意识。创新也应当是当代秘书所具备的基本素质之一。领导者一个人的思维是有局限性的,作为秘书,应该具有前瞻性,站在领导的角度开创性地对工作进行思考和谋划,发挥好对领导能力的补充作用。

当代秘书的自我心理调节
在实践中,秘书的心理障碍会给秘书的行为带来消极影响,如何克服这些心理障碍,加强自我心理调节是做好秘书工作的基本前提  
第一,羞怯心理调节  
由于缺乏交往的实践锻炼,另一方面既希望交往又对进行交往缺乏信心和勇气,甚至存在着惧怕心理,这就产生了羞怯心理。它是交往过程中的一种正常的情绪情感反应,但是羞怯往往导致记忆衰退、思维混乱、语无伦次,在行为上则表现为退缩、回避、离群和依赖,从而影响秘书的正常交往和工作,并且反过来加剧心理上的矛盾状态,形成恶性循环。秘书羞怯心理的自我调节,一是要有正确的认识,要把交往作为完善自己人格和实现职业活动目标的重要手段,提高交往的自觉性和主动性;二是有意识、有信心和勇气地从每一次交往中培养自己的交往能力,在交往过程中特别注意镇定自若。
第二,依赖心理调节  
由于秘书对工作被动性和主动性的辩证关系,缺乏认识思想上存在着惰性,另一方面领导者事必躬亲,包揽一切,这就产生了依赖心理。它是一种希望事事依赖他人的消极心理状态,例如:有的凡事不作独立思考、唯上是从,明知领导错了也不提出异议;有的凡事都要领导布置交代,毫无主动性可言。秘书依赖心理的自我调节,一是要正确把握秘书工作被动性和主动性的辩证关系,提高主动的自觉性;二是要克服惰性,养成独立思考的习惯。三是工作态度认真负责,提高自己独立办事的能力,充分发挥主观能动性。
第三,自负和自卑心理调节 
由于秘书人员直接辅助领导者,客观上容易以“二首长”自居,自以为了不起,脱离群众,工作中常常自以为是,自行其事,听不进他人的批评和劝导,这是过高地评价自我而造成的一种心理失调。秘书人员尤其是一些学历层次较低、缺乏秘书工作经验的年轻秘书,在遇到困难和挫折时,如不能正确对待,往往容易丧失信心,甚至从此一蹶不振,看不到自己的潜能和优势,遇到问题往往束手无策。一些原来自负的秘书,一旦面临重大挫折,也往往从一个极端走向另一个极端,由自负变为自卑,它是过低地评价自我而造成的一种心理失调。秘书的自负和自卑心理的自我调节,一是要客观辩证地评价自己,既不能过高,也不能过低,既要看到自己的长处,也要看到自己的短处;二是尊重他人,虚心诚恳地听取他人的批评和意见,努力克服自身的缺点;三是正确对待成功与挫折,做到胜不骄、败不馁;四是充分发挥自己的潜能,扎扎实实地提高自己的实际工作能力,以出色的工作表现证明自我的价值重塑自己的形象。
第四,压抑心理调节  
由于秘书自我实现的期望过高,超越了秘书职业活动的许可范围,表现为不切实际的幻想,一旦目标受挫,就会感到压抑。另一方面,由于组织环境的因素使秘书的才华得不到应有的施展。比如,领导者作风专制、组织内部人际关系紧张等,就会产生压抑心理,它是人的心理需求受到环境限制而得不到满足时的一种心理感受。这种心理一旦形成,轻则情绪低落、行动迟缓、工作缺乏主动和热情,重则情绪沮丧、牢骚满腹、工作处处被动,甚至消极抵触。秘书压抑心理的自我调节,一是丢掉好高骛远的幻想,端正对秘书职业活动性质和特点的认识,确定切合实际的期望目标,规范自己的行为;二是要正确认识和把握周围的环境,提高适应和改造

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