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SAAS模式下中小企业财务管理信息化建设问题的探讨

减小字体 增大字体 作者:毛华扬,全 姣    来源:www.bob123.com  发布时间:最新发布
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SAAS(Software-as-a-Service,软件即服务的简称)是一种通过Intemet提供软件的服务模式和运作平台,SAAS服务提供商将应用软件统一部署在自己的服务器上,客户可以根据实际需求,通过互联网向服务提供商定购所需的应用软件服务,按定购服务的多少和时间长短向服务提供商支付费用,并通过互联网获得服务提供商提供的服务。它是21世纪开始兴起的一种新的软件应用模式。本文从管理需求、运行费用等多角度分析了SAAS模式在中小企业财务管理信息化方面具备的优势,并针对该模式存在的问题提出解决的建议。

一、SAAS模式在财务管理信息化方面具备的优势

尽管我国SAAS应用还处在财务管理信息化建设初期,但中小企业应用SAAS模式可以获得竞争优势已成为业界的共识。与传统的财务软件相比,SAAS模式的优势在于:

(一)能更好地实现管理需求

SAAS模式下,充分借助计算机的处理能力和网络的传输能力,可以实时监控预算的执行情况,若出现偏差,能及时调整预算,实施全面预算的管理;可以实时查看企业的财务数据,实时控制现金流入、流出,使资金的利用率提高;全面掌握企业的应收、应付账款等情况,能够提高中小企业的管理水平。

(二)能降低企业信息化运行费用

SAAS服务提供商为中小企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运作平台,并负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务,企业无需购买软硬件、建设机房、招聘专业IT人员,只需前期支付一次性的项目实施费和定期的软件租赁服务费,即可通过互联网享用信息系统,不用一次性投资到位。这就极大地减少了企业的投资成本,不占用企业较多的营运资金,缓解了企业资金不足的压力并且使其能够集中资金对核心业务进行有效的运营。

(三)能提高信息化技术水平

1.在财务管理中.SAAS模式实现了物流、资金流、信息流的整合,消除了信息孤岛现象,提高了信息的共享性,保障了预算、结算、监控等财务管理工作规范化、高效化。

2.财务信息标准化是财务管理信息化建设的重要基础,也是信息共享、交换和集成的保证。SAAS -改传统软件单个定制的生产方式,而采用标准化的软件,以追求规模效应。财务信息标准化工作主要包括各类相关代码标准化、数据源定义标准化、技术规范标准化、信息技术应用平台标准化和业务流程标准化等内容。只有财务信息标准化建成,才能为数据的集中、合并、报表分析的生成打下基础。

(四)实现金天候移动商务

在传统的财务管理信息化模式下,处理财务问题要受时间、空间的限制。基于SAAS模式的财务管理信息化系统,可以灵活地启用与暂停使用,随时随地都可使用;在全球各地,能实现全天候网络服务。对于异地办公的财务会计人员可以实时地处理企业的账务,不受时空制约,满足了移动商务的需求。

二、SAAS模式下财务管理信息化建设中存在的问题

尽管SAAS模式下建设财务管理信息化系统具有明显的优势,面临着良好的发展机遇,但是我国SAAS的应用还不成熟,主要存在以下问题:

(一)网络安全问题

对于企业来说,数据的安全性至关重要,尤其是财务数据和客户信息,这些数据是一个企业的核心机密。基于网络的SAAS模式在网络遭遇黑客攻击、病毒侵害等网络安全问题时,系统瘫痪、数据丢失等都是无法避免的,即使有数据备份或者丢失的财务数据可以恢复,丢失的财务数据给企业带来的损失也将会非常严重。

(二)对SAAS提供商的信任度问题

基于SAAS的在线管理服务层出不穷,如在线会计,在线进、销、存,在线客户关系管理,在线“储钱罐”等。企业在使用一种在线管理服务后,若发现有更适合该企业的在线管理服务,要转向另一家SAAS提供商提供的在线管理服务,企业财务数据的安全性就会受到影响,因为企业的财务数据存放在前面一家SAAS提供商的服务器上。

(三)服务器运算能力问题

SAAS模式下,企业只需每年缴纳一定的租赁使用费就可满足自身信息化的需求,而且使用的人越多,均摊的成本越低。而SAAS模式主要是面向中小企业,而我国中小企业数目众多,且期初期末是各个企业财务处理的高峰时期,因此,在期初期末中小企业用户数增多时,SAAS提供商服务器的运算能力会出现瓶颈,网络的运行速度也会受影响,从而影响企业财务处理的时效性。

(四)与企业原各子系统的集成问题

企业信息化系统涉及生产、销售、客户关系管理、人力资源等许多方面的管理,这些管理子系统往往是根据企业的实际情况开发实施的,基于SAAS模式的财务管理信息系统能否与市场现有技术、企业现有子系统和数据库之间实现无缝集成是个问题。

三、对构建基于SAAS模式财务管理体系的建议

(一)企业管理思想的转变

财务管理信息化建设不仅仅是技术系统的组合,也是不断改变领导方式、内部政策、组织结构、业务流程、考核程序和标准的一个管理系统,因此,构建基于SAAS模式财务管理体系,管理的观念要转变,它依赖于技术创新,更依赖于体制创新。要加快中小企业财务管理信息化建设与应用,中小企业在谨慎之余,应该大胆尝试,建立起实施基于SAAS模式财务管理信息化的信心和主动性。

(二)重视SAAS服务提供商的选择

1.SAAS提供商提供的在线服务要满足企业自身的管理模式和需求。虽然SAAS提供商打出的是“SAAS是针对所有中小企业”的口号,并不是说目前所有的中小企业都可以应用SAAS实现信息化。一般来说,SAAS模式比较适合启动资金少、对业务支持要求不高、业务量不断增长、业务流程变化不大的中小企业,使中小企业能以低廉的价格获取先进的技术,增加资金的循环速度,增强其核心竞争力、提高工作效率、提升管理质量。企业可以根据自身的管理模式、业务流程,自定义字段、菜单、报表、公式、权限、工作流程、审批流程等,按需购买所需的服务,当企业规模扩大时只需要开启新的链接,而一旦企业规模缩小时只要关闭相应的链接即可。

2.选择规模较大的、成立时间较长的、专业的SAAS服务提供商。SAAS提供商的规模大说明其资金充足、有大量的用户,而且拥有成规模的数据中心,完善的服务体制和较可靠的安全保证;成立时间长的SAAS服务商对中小企业的实际需求有更加清楚的了解,产品的成熟度越高,其生命力也经过时间和市场的考验,能够更好抵御风险;专业的SAAS服务提供商拥有专业的技术,可以保证软件产品的不断更新,也能保证提供及时完善的后续服务。

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3.选择产品稳定、兼容性好、具有可延展性的SAAS服务提供商。随着企业规模的变动,可以按需增减功能模块。兼容性好、可延展的SAAS产品能够支持多种操作系统,也能够支持企业业务流程中现存的硬件。

4.SAAS服务提供商最好能提供相应的数据服务。SAAS提供商除了提供个性化的业务单元模块定制及其工作流程定义方式,还要能提供相应灵活的数据分析模型,保证中小企业实现良好的业务连续性;系统开发应基于需求的数据集成服务,即提供诸如数据剖析、数据清理以及多应用软件间多向同步的服务,消除内部和外部数据之间的障碍,以使重要信息能够根据需求在系统之间无障碍交流。

(三)建立起日常管理与监控的体系

企业在建设财务管理信息化时,可充分利用SAAS模式提供的沟通渠道,如即时通讯、邮件、短信,加强企业与员工和上下级之间的交流。通过批阅日志和计划及时与员工进行交流,及时发现问题并解决问题,实现事前的控制,提升企业管理质量;同时,员工也可以通过交流实现更好的自我管理。财务数据是企业的核心数据,财务处理流程是企业的重要流程,在财务管理信息化建设过程中,基于SAAS模式建立多层备份机制、多级权限控制机制,能使财务问题责任到个人,减少舞弊等现象。为了更好地监督在线财务处理过程,基于SAAS模式建立与在线财务管理同步的在线监督机制。中小企业领导通过在线监督,能实现对在线财务处理的事中控制和事后控制,减少财务处理出现差错的几率,提高财务处理效率。

总之,尽管现阶段SAAS模式下财务管理信息化建设过程中还需要注意很多问题,但从SAAS的发展前景看,中小企业财务管理信息化的建设对于企业全面实行信息化具有重要作用,我们要在应用中逐步解决问题,以提高我国企业的财务信息质量和财务管理水平,促进我国财务管理信息化事业的全面健康发展。

(作者单位:重庆理工大学财会研究与开发中心)

责任编辑钟音

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